Prowadzisz firmę i korzystasz z kasy fiskalnej? Pomyłki przy wystawianiu paragonów zdarzają się każdemu. Niezależnie od tego, czy błędnie naliczyłeś kwotę, wprowadziłeś niewłaściwy towar, czy po prostu chcesz anulować całą sprzedaż – musisz wiedzieć, jak prawidłowo anulować paragon fiskalny. W tym artykule wyjaśnimy krok po kroku, jak to zrobić, a także zwrócimy uwagę na aspekty prawne związane z anulowaniem paragonów.
Błędy na kasie fiskalnej – jak sobie z nimi radzić?
Błędy przy obsłudze urządzenia, jakim jest kasa fiskalna, są nieuniknione. Ważne jest jednak, aby wiedzieć, jak sobie z nimi radzić w sposób zgodny z prawem. Anulowanie paragonu jest niezbędne, gdy:
- naliczyłeś niewłaściwą kwotę: np. podałeś cenę wyższą niż rzeczywista lub pomyliłeś stawkę VAT,
- wprowadziłeś niewłaściwy towar: np. zamiast mleka nabiłeś na kasę chleb,
- chcesz anulować całą sprzedaż: np. klient zrezygnował z zakupu lub poprosił o zwrot towaru nabitego na kasę.
Pamiętaj, że anulowanie paragonu nie jest możliwe, jeśli paragon został już zakończony i wydrukowany. W takiej sytuacji jedynym rozwiązaniem jest wystawienie korekty paragonu.
Krok po kroku: procedura anulowania błędnie rozpoczętego wystawionego paragonu
1. Sprawdź instrukcję obsługi kasy fiskalnej:
Każda kasa fiskalna ma swój specyficzny sposób anulowania paragonów. Dokładne instrukcje znajdziesz w podręczniku użytkownika.
2. Znajdź opcję anulowania:
Na klawiaturze kasy fiskalnej zazwyczaj znajduje się dedykowany przycisk do anulowania paragonów. Może on być oznaczony symbolem „X”, „C” lub napisem „Anuluj”.
3. Anulowanie pozycji lub całego paragonu:
W zależności od kasy fiskalnej możesz anulować pojedyncze pozycje na paragonie lub cały paragon. Procedura anulowania paragonu powinna być zatem dostosowana do tego, jaki efekt chcesz uzyskać.
4. Potwierdź anulowanie:
Po anulowaniu pozycji lub paragonu kasa fiskalna wydrukuje potwierdzenie anulowania.
5. Dokonaj korekty (jeśli jest to konieczne):
Jeśli anulowałeś cały paragon, a klient chce dokonać zakupu innych towarów, musisz wystawić nowy paragon.
Jak unikać najczęstszych błędów przy wystawianiu paragonów?
Anulowanie paragonu to procedura, która może zajmować nieco czasu, skutkując opóźnieniami w obsłudze klienta. Aby uniknąć tego typu problemów:
- dokładnie sprawdzaj wprowadzane dane do systemu kasowego: zwróć szczególną uwagę na cenę, ilość i stawkę VAT,
- używaj klawiszy skrótów: znajomość klawiszy skrótów ułatwi i przyspieszy obsługę kasy fiskalnej,
- nie zapominaj o szkoleniu pracowników: zapewnij pracownikom odpowiednie szkolenie z zakresu obsługi kasy fiskalnej.
Co zrobić, gdy paragon został już przekazany klientowi?
Jeśli paragon został już przekazany klientowi, anulowanie paragonu jest niemożliwe. W takiej sytuacji należy wystawić korektę paragonu. Ta powinna zawierać:
- dane z błędnego paragonu: numer paragonu, data i godzina sprzedaży, NIP nabywcy,
- informację o błędzie: opis błędu i kwota korekty,
- dane z poprawnego paragonu: data i godzina sprzedaży, NIP nabywcy, pozycje towarowe, kwota brutto i netto.
Korekta paragonu musi być podpisana przez wystawcę i dołączona do oryginału błędnego paragonu.
Prawne aspekty anulowania paragonu – ważne informacje
Zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami podatnicy używający kas fiskalnych powinni prowadzić dwa rodzaje ewidencji:
- zwrotów i reklamacji, która służy do dokumentowania korekty sprzedaży w przypadku zwrotów towarów lub reklamacji,
- oczywistych pomyłek, która służy do dokumentowania korekty sprzedaży (anulowaniu paragonu) w przypadku błędów popełnionych podczas rejestracji paragonu.
Przepisy nie określają dokładnej formy ewidencji, ale wskazują dane, które powinny się w nich znaleźć. Dotyczą one:
- błędnej ceny,
- błędnej ilości,
- błędnego towaru,
- błędnej stawki VAT.
Aby anulować paragon:
- Dokonaj wpisu w ewidencji pomyłek. Wpis powinien zawierać:
- wartość brutto i podatek od błędnie zarejestrowanej sprzedaży
- krótki opis przyczyny i okoliczności błędu
- oryginał anulowanego paragonu
- Dołącz oryginał anulowanego paragonu do ewidencji.
- Ponownie zarejestruj sprzedaż (poprawnie) na kasie fiskalnej.
Prowadzenie ewidencji pomyłek jest podstawą do ujęcia korekty sprzedaży w KPiR.
Teraz już wiesz, jak wygląda procedura anulowania i korekty paragonu
Mamy nadzieję, że po lekturze naszego poradnika, wiesz już jak anulować błędnie wystawiony paragon. Jeśli nadal szukasz informacji, zapoznaj się z innymi wpisami na naszym blogu. Przejrzyj również produkty dostępne w naszym asortymencie. W Fiscash znajdziesz najtańsze kasy fiskalne, a także terminale płatnicze i wiele innych rozwiązań dla Twojego biznesu.
