We współczesnym świecie handlu jedną z najczęstszych i najbardziej kłopotliwych sytuacji, z jaką mogą się spotkać zarówno klienci, jak i sprzedawcy, jest odrzucenie płatności kartą w sklepie. Coraz częściej polegamy na płatnościach bezgotówkowych, które niemal całkowicie zdominowały rynek zakupów. Terminale płatnicze znajdują się dziś niemal w każdym punkcie sprzedaży – od niewielkich sklepów osiedlowych po duże centra handlowe i restauracje.
Mimo wygody, szybkości oraz popularności tej formy płatności, nawet najnowocześniejsze i najlepsze urządzenia mogą od czasu do czasu zawodzić. W takiej sytuacji klient może poczuć się zakłopotany lub zirytowany, natomiast sprzedawca – postawiony przed koniecznością szybkiego rozwiązania nieoczekiwanego problemu. Jakie są najczęstsze przyczyny takich trudności? W jaki sposób personel sklepu powinien reagować, aby szybko i skutecznie pomóc klientowi oraz zapewnić płynność transakcji? O tym właśnie przeczytasz w naszym poradniku.
Dlaczego płatność kartą w sklepie może zostać odrzucona? Najczęstsze przyczyny
Przyczyn, przez które płatność kartą została odrzucona, może być kilka. Oto najczęściej spotykane sytuacje oraz krótkie, konkretne wyjaśnienia, które pomogą szybko je zidentyfikować.
Brak środków na koncie
Najbardziej oczywistą przyczyną, która powoduje odrzucenie płatności kartą, jest niewystarczająca ilość pieniędzy na rachunku klienta. Zdarza się to zwłaszcza przy większych zakupach.
W takiej sytuacji poproś klienta o sprawdzenie stanu konta w aplikacji mobilnej banku lub bankomacie. Jeśli faktycznie brakuje środków, zaproponuj inne formy płatności lub zmniejszenie wartości zakupów.
Przekroczony limit transakcji
Banki często ustalają dzienny lub jednorazowy limit płatności kartą, a przekroczenie tego limitu skutkuje automatycznym odrzuceniem transakcji przez bank.
Klient powinien skontaktować się z bankiem i zweryfikować ustawienia limitów płatności – można to zrobić szybko i sprawnie w aplikacji mobilnej lub na infolinii banku.
Nieaktualna karta płatnicza
Karta bankowa ma określony termin ważności. Próba zapłacenia za zakupy po jego upływie kończy się zawsze nieudaną płatnością kartą.
Zaproponuj klientowi sprawdzenie daty ważności (jest widoczna na karcie). Jeśli karta wygasła, konieczne będzie użycie innej metody płatności.
Blokada bezpieczeństwa nałożona przez bank
Czasami banki blokują karty w ramach automatycznych zabezpieczeń – np. gdy zauważą nietypową transakcję albo gdy klient wykonuje nagle zakupy w innym regionie kraju lub za granicą.
Zalecane jest, aby klient zadzwonił do banku i potwierdził swoją tożsamość oraz wyjaśnił sytuację. Bank powinien szybko zdjąć blokadę po wyjaśnieniu okoliczności.
Awaria po stronie banku
Czasami problem wynika bezpośrednio z awarii systemów w banku obsługującym kartę. W takim przypadku terminal działa poprawnie, ale płatność jest mimo wszystko odrzucana.
Doradź klientowi chwilę cierpliwości lub skorzystanie z alternatywnych metod płatności. Tego rodzaju awarie są najczęściej usuwane w ciągu kilkudziesięciu minut.
Problem z terminalem płatniczym
Może się zdarzyć, że to sklepowy terminal płatniczy powoduje błąd przy płatności kartą, np. urządzenie nie może nawiązać połączenia internetowego lub nie odczytuje paska magnetycznego.
Warto przede wszystkim spróbować ponownie, a jeśli problem nadal występuje, należy zrestartować urządzenie. Jeśli problem powtarza się często, warto rozważyć wymianę sprzętu na nowocześniejsze terminale płatnicze.
Jakie alternatywne metody płatności można zaproponować klientowi, jeśli jego karta nie działa?
Jeżeli w Twoim sklepie wystąpiła nieudana płatność kartą, zaproponuj klientowi jedną z poniższych alternatywnych metod płatności:
- gotówka – tradycyjna metoda, która zawsze jest pewnym rozwiązaniem;
- płatność BLIK-iem – szybka i bezproblemowa, wystarczy aplikacja mobilna banku klienta;
- przelew tradycyjny lub natychmiastowy – dobra opcja szczególnie przy większych zakupach;
- karta innego banku lub współkupującego – prosty sposób na szybkie rozwiązanie problemu.
Warto jasno i uprzejmie poinformować klienta, że problem techniczny nie zależy od sklepu i wesprzeć go w wyborze innej metody płatności.
Co robić w przypadku awarii systemu płatności w sklepie?
Kiedy jednak okazuje się, że problem z płatnością kartą dotyczy większej liczby klientów i mamy do czynienia z ogólną awarią systemu płatności, warto zastosować się do poniższych porad:
- przekaż informację klientom – wyjaśnij, że problem jest tymczasowy i przeproś za utrudnienia;
- zaproponuj alternatywne formy płatności, np. gotówkę lub BLIK;
- skontaktuj się z serwisem obsługi terminali – zgłoś problem jak najszybciej, ponieważ dzięki temu uzyskasz wsparcie techniczne;
- zabezpiecz dokumentację transakcji – w przypadku nieudanych transakcji warto gromadzić paragony i potwierdzenia. Ułatwi to wyjaśnienie ewentualnych reklamacji klientów.
Jak już wspomnieliśmy, jeżeli awarie zdarzają się często, warto pomyśleć o wymianie sprzętu lub operatora. Nowoczesne urządzenia jak np. kasoterminal płatniczy Pospay są zazwyczaj mniej awaryjne i łatwiejsze w obsłudze.
Mimo wszystko warto podkreślić, że odrzucenie płatności kartą w sklepie może zdarzyć się wszędzie, niezależnie od jakości sprzętu czy profesjonalizmu obsługi. W związku z tym ważne jest, aby personel wiedział, jak prawidłowo rozpoznać przyczynę i jak zareagować na taki problem. Dzięki temu uniknie się nerwowych sytuacji oraz zapewni klientom komfort i pewność zakupów, nawet w przypadku chwilowych problemów z płatnością.
