Kasa fiskalna to proste w obsłudze urządzenie, które umożliwia szybkie i skrupulatne rejestrowanie każdej sprzedaży dokonywanej na rzecz osób prywatnych. Czy jednak w każdej sytuacji jest niezbędna? Jak nabić przelew na kasę fiskalną i czym w tym przypadku różni się sprzedaż przez internet od tradycyjnej? Czy wystarczy jedynie faktura za przelew dla osoby fizycznej, nie nabita na kasę fiskalną? Sprawdź, co musisz wiedzieć, prowadząc działalność!
Czy jest obowiązek nabijania przelewu na kasę fiskalną?
Należy pamiętać, że każdy przedsiębiorca, prowadzący sprzedaż swoich produktów lub usług na rzecz osób prywatnych podlega obowiązkowi ewidencji handlowej. Aby była ona poprawnie i skrupulatnie udokumentowana, niezbędne jest posiadanie sprawnej, spełniającej określone kryteria kasy fiskalnej. Obowiązek ten wynika z ustawy o VAT rozdział 3, art. 111.
Mimo to, nieco inny, powiązany z powyższym dokument mówi jednocześnie o tym, że Rozporządzenie Ministra Finansów z 4 listopada 2004 roku przewiduje zwolnienie z prowadzenia ewidencji z użyciem kasy fiskalnej. Jak zatem wygląda to dokładnie w praktyce? Czy drukarka fiskalna i kasa są wymogiem w przypadku prowadzenia każdej działalności?
Istnieje kilka wyjątków, będących uzasadnionym odstępstwem od konieczności rejestrowania płatności na paragonie fiskalnym. Najbardziej znanym jest oczywiście limit zwalniający z kasy fiskalnej wynikający z nieprzekraczającego 20.000 zł obrotu w ciągu roku. Co jednak w sytuacji, gdy nasza działalność umożliwia tylko płatność przelewem?
Osoby prowadzące swoją działalność na odległość, m.in. świadczące porady telefoniczne lub online, bądź osoby oferujące sprzedaż wysyłkową np. prowadzące sklep internetowy zwolnione są z konieczności wystawiania paragonu, bez względu na roczną wysokość obrotu ich działalności. Oczywiście niezbędne będzie w takiej sytuacji właściwe udokumentowanie każdej transakcji, np. poprzez wystawienie faktury z potwierdzającym transakcję wyciągiem bankowym.
Warto jednak mieć na uwadze, że tutaj ponownie istnieją pewne wyjątki. Kolejne Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących mówi o tym, że zwolnieniu nie podlegają podmioty, które:
- prowadzą sprzedaż perfum i wód toaletowych,
- oferują sprzęty RTV (z wyjątkiem anten),
- sprzedają biżuterię i inne wyroby wykonywane z metali i kamieni szlachetnych,
- prowadzą sprzedaż nadwozi do pojazdów silnikowych oraz samych silników,
- w swojej ofercie posiadają produkty akcyzowe takie jak tytoń i alkohole,
- sprzedają sprzęt fotograficzny (z wyłączeniem części zamiennych i akcesoriów),
- prowadzą sprzedaż przyczep i naczep,
- sprzedają paliwa, gaz oraz ich pochodne.
W przypadku sprzedaży wyżej wymienionych dóbr nie istnieje odstępstwo od konieczności wystawiania paragonu nawet w sytuacji, gdy klient dokona płatności online, zatem nabijanie przelewu na kasę fiskalną będzie wymagane. W wielu podobnych przypadkach, niezbędne będą kasy fiskalna online lub inwestycja w drukarki fiskalne online.
Różne rodzaje płatności, a kasa fiskalna — jak sobie z tym poradzić?
Dostępność różnych form płatności to dziś właściwie nie formalny wymóg, dla sprzedawców towarów i usług, dbających o wygodę klientów. W wielu sytuacjach również kilka form płatności może znacznie usprawnić działanie przedsiębiorstwa, np. jeśli prowadzimy zarówno sprzedaż internetową, jak i stacjonarną.
Choć jak wspominaliśmy powyżej, w przypadku prowadzenia działalności przez internet nabijanie przelewu na kasę fiskalną nie jest konieczne, należy pamiętać, że od tej normy istnieją pewne wyjątki. Bez względu na obrót, kasa fiskalna jest wymagana, kiedy płatność przelewem dokonywana jest za takie usługi jak sprzedaży elektroniki, części motoryzacyjnych, gazu, wyrobów jubilerskich, alkoholu, tytoniu, a także niektórych kosmetyków.
Co więcej, nabijanie przelewu na kasę fiskalną jest wymogiem bez względu na wysokość rocznego obrotu, jeśli świadczymy usługi prawne, doradztwa podatkowego, prowadzimy gabinet lekarski lub kosmetyczny, salon fryzjerki, dyskotekę, cyrk, wesołe miasteczko. Z ulgi nie są zwolnieni również taksówkarze, mechanicy, a od 2023 roku również myjnie samochodowe.
Kiedy nabić przelew na kasę fiskalną?
Kiedy i jak nabić przelew na kasę fiskalną? Trzeba zrobić to niezwłocznie po uzyskaniu informacji o wpłynięciu na konto firmy należności za sprzedane produkty bądź usługi. Niezwłocznie w tym przypadku należy rozumieć jednak jako najwcześniejszy możliwy termin, biorąc pod uwagę czas i okoliczności.
W jaki sposób zatem właściwie nabić przelew na kasę fiskalną? W praktyce działa to tak, że jeśli w danym dniu wydrukowany już został raport fiskalny, kończący rejestrację paragonów na kasie fiskalnej i dopiero po tej czynności otrzymaliśmy informację o wpłynięciu przelewu na nasze konto, paragon powinien zostać wystawiony następnego dnia.
Choć oczywiście istnieją pewne odstępstwa, w większości przedsiębiorstw sprawna kasa fiskalna jest absolutnym wymogiem. Warto mieć również na uwadze, że niektóre działalności będą zmuszone nabijać na kasę każdą transakcję, nawet tę wykonaną przelewem. Sięgnij po sprawdzone rozwiązania, wybierając jeden z naszych niezawodnych modeli kas fiskalnych i ciesz się sprawnym funkcjonowaniem swojego przedsiębiorstwa!
