Od kilku lat zmiany w przepisach fiskalnych przyciągają uwagę przedsiębiorców starających się dostosować swoje działalności do dynamicznych regulacji prawnych. Jednym z najgorętszych tematów jest połączenie terminala z kasą fiskalną online, które pierwotnie powinno obowiązywać już od 1 stycznia 2025 roku.
Wprowadzenie tego wymogu miało na celu unowocześnienie systemu fiskalizacji i zwiększenie transparentności transakcji bezgotówkowych, jednak ciągłe przesunięcia terminów, techniczne wyzwania i reakcje rynku wywołały szeroką dyskusję na temat zasadności tego rozwiązania. Dlaczego integracja kas z terminalami wzbudza tak wiele emocji i czy te zmiany są już pewne?
Obowiązek integracji terminala z kasą online: aktualne przepisy i kontekst legislacyjny
Wprowadzenie przepisów nakładających obowiązek, jakim jest integracja terminala z kasą online, zostało pierwotnie zaplanowane w ramach Polskiego Ładu. Zgodnie z ustawą z 29 października 2021 roku przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż z wykorzystaniem urządzeń fiskalnych mieli zapewnić, aby od 1 stycznia 2025 roku (po odroczeniu, pierwszym terminem był 1 lipiec 2022) kasy rejestrujące online zostały połączone z terminalami płatniczymi. Głównym celem tego wymogu była poprawa jakości raportowania do Centralnego Repozytorium Kas, umożliwienie lepszej analizy danych fiskalnych oraz zwiększenie transparentności transakcji.
Jednak od początku pojawiały się trudności związane z techniczną realizacją tego zadania. Na rynku brakowało odpowiednich terminali, które mogłyby się integrować z różnorodnymi modelami kas fiskalnych, ponadto przepisy dotyczące integracji kas z terminalami wskazywały, że przedsiębiorcy musieliby inwestować w nowe urządzenia, co generowałoby znaczne koszty.
Projekt nowelizacji ustawy o VAT, który jest obecnie procedowany, przewiduje, że integracja terminala z kasą online nie będzie obowiązkowa – zamiast tego raportowanie danych z transakcji kartowych zostanie zlecone agentom rozliczeniowym. Takie rozwiązanie powinno być korzystniejsze zarówno dla przedsiębiorców, jak i administracji skarbowej.
Czy od stycznia 2025 integracja terminala z kasą online będzie obowiązkowa?
Zgodnie z aktualnym projektem nowelizacji przepisów, taki wymóg nie będzie obowiązywał. Ministerstwo Finansów, analizując barierę techniczną oraz koszty, jakie wiązałyby się z integracją urządzeń, postanowiło wycofać się z tego rozwiązania. Planowane przepisy eliminują więc konieczność zapewnienia bezpośredniej współpracy między terminalem a kasą fiskalną online.
Należy jednak pamiętać, że przedsiębiorcy wciąż będą zobowiązani do zapewnienia możliwości dokonywania płatności bezgotówkowych w miejscach sprzedaży. Oznacza to, że choć połączenie terminala z kasą fiskalną online nie będzie wymagane, terminale płatnicze pozostaną niezwykle ważnym elementem działalności.
Dlaczego plany połączenia terminala z kasą fiskalną online zostały zmienione? Wyjaśnienie barier technicznych i organizacyjnych
Początkowe założenia, według których połączenie terminala z kasą fiskalną online miało stać się obowiązkiem, opierały się na wprowadzeniu jednolitego protokołu komunikacyjnego. Jednak praktyka pokazała, że rynek urządzeń płatniczych jest niezwykle różnorodny – kasy fiskalne online oraz terminale w większości przypadków różnią się pod względem oprogramowania oraz interfejsów sprzętowych. Przykładowo, wiele terminali płatniczych korzysta z technologii GPRS, podczas gdy większość kas online wymaga połączeń USB.
Ministerstwo Finansów podkreśla również, że koszty wdrożenia nowych standardów mogłyby być szczególnie dotkliwe dla małych firm – wymiana sprzętu na kompatybilny z nowymi regulacjami mogłaby wynieść od kilku do kilkunastu tysięcy złotych za jedno stanowisko sprzedaży. Dodatkowo obowiązek integracji terminala z kasą fiskalną online wiązałby się z ryzykiem dezorganizacji działalności wielu małych firm, dlatego zdecydowano się na wycofanie tego wymogu.
Korzyści i wyzwania dla przedsiębiorców wynikające z rezygnacji z obowiązkowej integracji terminali z kasami online
Zniesienie obowiązku, jakim jest integracja terminala z kasą online, zostało pozytywnie przyjęte przez przedsiębiorców, szczególnie tych z sektora małych i średnich firm. Przede wszystkim integracja kasy online z terminalem płatniczym pozwala uniknąć dodatkowych kosztów związanych z modernizacją sprzętu, ponadto firmy mogą nadal korzystać z dotychczasowych urządzeń, które nie spełniałyby wymogów technicznych. Niemniej jednak brak standaryzacji może utrudnić automatyzację procesów sprzedaży. Terminal połączony z kasą fiskalną online mógłby uprościć obsługę płatności oraz ograniczyć liczbę błędów w raportowaniu.
Dlaczego temat integracji kas online z terminalami płatniczymi jest tak istotny dla przedsiębiorców?
Integracja terminala z kasą online pozwalałaby na automatyczne przesyłanie danych o transakcjach do Centralnego Repozytorium Kas, co z jednej strony ułatwia fiskalizację, a z drugiej poprawia bezpieczeństwo danych. Decyzja o rezygnacji z obowiązku takiej integracji oznacza, że firmy muszą znaleźć własne rozwiązania dostosowane do ich specyficznych potrzeb.
Kwestia tego, czy połączenie terminala z kasą fiskalną online stanie się obowiązkowe w 2025 roku, wydaje się być rozwiązana zgodnie z oczekiwaniami przedsiębiorców. Obecny projekt nowelizacji ustawy o VAT wskazuje na rezygnację z tego wymogu, a powodem jest ułatwienie prowadzenia działalności – zamiast tego raportowanie danych o transakcjach zostanie zlecone agentom rozliczeniowym. Przedsiębiorcy powinni jednak śledzić zmiany w przepisach, aby odpowiednio dostosować swoje systemy sprzedaży.
